วันอังคารที่ 6 มีนาคม พ.ศ. 2555

การเขียนจดหมายทวงหนี้ภาษาอังกฤษ (How to write a collection letter)

การเขียนจดหมายทวงหนี้  


ในการทำธุรกิจนั้น เราอาจจะต้องเจอปัญหาการจ่ายเงินล่าช้า หรือการไม่ยอมจ่ายเงิน ทำให้ต้องเขียนจดหมายทวงหนี้ (Collection letter) เพื่อให้อีกฝ่ายจ่ายเงินให้กับอีกฝ่าย 




จดหมายภาษาอังกฤษในการท้วงหนี้นั้น สำนวนการเขียนจดหมายทวงหนี้เป็นเรื่องที่สำคัญมาก ฝ่ายตรงข้ามอาจจะลืมจ่ายด้วยความไม่ตั้งใจ หรืออาจจงใจไม่ยอมจ่ายเงิน ดังนั้นเราต้องเขียนด้วยสำนวนที่แสดงถึงการกดดันให้อีกฝ่ายจ่ายเงิน และสำนวนเขียนต้องไม่เป็นการบีบคั้นหรือเห็นใจมากเกินไป

โครงสร้างจดหมาย หลักๆ ประกอบด้วย

เนื้อหา (Body)

การเขียนตัวเนื้อหาจดหมาย ควรสั้น กระชับ พร้อมกับแจ้งว่ายังไม่ได้รับการชำระเงิน แสดงรายการที่ค้างชำระ และความจริงใจที่จะทำธุรกิจร่วมกันต่อไป และหวังให้อีกฝ่ายชำระเงินโดยเร็ว

สำนวนปิดท้าย (Closing Segment)

การเขียนสำนวนปิดท้ายจดหมายจะแตกต่างกันตามสถานการณ์ ถ้าเป็นการค้างชำระเงินครั้งแรก อาจเกิดเพราะความหลงลืม จึงควรเขียนจดหมายทวงหนี้ ด้วยสำนวนที่สุภาพและขอบคุณที่ทำธุรกิจร่วมกัน แต่ถ้าหากอีกฝ่ายค้างชำระหลายครั้งเราควรใช้สำนวนที่กดดันเพื่อเตือนให้อีกฝ่ายทราบว่าหากยังไม่ชำระเงินจะยกเลิกสัญญา

เอกสารแนบ (Enclosure)

เราควรแนบใบส่งสินค้า ใบเสร็จรับเงิน หรือจดหมายตอบโต้การทวงหนี้เพื่อเป็นการเตือนถึงการชำระเงิน ถ้ามีเอกสารแนบท้ายควรเขียนคำว่า Enclosure ที่มุมซ้ายล่างของจดหมายเพื่อให้รู้ว่ามีเอกสารแนบ


ขอบคุณรูปจากอินเทอร์เน็ต